Personalentscheider möchten sich aufgrund der Bewerbungsunterlagen einen umfassenden Eindruck von der Person machen und so gewinnen sämtliche weitere Informationsquellen mittlerweile an Bedeutung.

Um sich neben einem professionellen Bewerbungsanschreiben, einem strukturierten Lebenslauf, einem überzeugenden Motivationsschreiben oder guten Zeugnissen noch positiver von seinen Mitbewerbern abzuheben, ist das Aufführen von Referenzen oder Empfehlungsschreiben eine gute Möglichkeit. 

In anderen Ländern ist dies längst ein selbstverständlicher Bestandteil von jeder Bewerbung – wie beispielsweise im englischsprachigen Raum der „Letter of Recommendation“. Hierzulande stellen Referenzen, Referenz- oder Empfehlungsschreiben jedoch noch die Ausnahme da – Ihr Vorteil, wenn Sie welche in Ihrer Bewerbung angeben!

Eine Referenz kann zweierlei bedeuten:

Einerseits kann dies ein Referenzschreiben sein, welches ein ehemaliger Vorgesetzter ausgestellt hat und in welchem er Ihre beruflichen sowie persönlichen Qualifikationen hervorhebt. 

Der Unterschied zwischen dem Referenzschreiben und dem Arbeitszeugnis ist, dass für letzteres strenge Auflagen gelten: Arbeitszeugnisse müssen stets wohlwollend formuliert sein und verraten nur wenig über die Persönlichkeit des Adressaten. Auch sind diese oft für Laien durch die verwendete Geheimsprache schlecht zu entziffern.

Referenzschreiben sind dagegen frei nach dem eigenen Sinn des Verfassers ausgestellt und lassen manchmal durch ihre persönlichen Eindrücke mehr in die Tiefe und in das Detail blicken.

Das Referenzschreiben kann entweder zusätzlich zum Arbeitszeugnis den Bewerbungsunterlagen beigelegt werden oder es dient als „Ersatz“ für ein nicht vorhandenes Arbeitszeugnis, wenn man keines erhalten bzw. angefordert hat oder dieses gar verlorenging.

Manche Referenzgeber (auch Führsprecher genannt) möchten keine Schreiben ausstellen, sind aber bereit, auf Anfrage telefonisch oder per E-Mail Auskunft zu geben. 

Ein Referenzschreiben macht im Gegensatz zum reinen Aufführen des Referenzgebers etwas mehr Eindruck. Doch im Endeffekt läuft beides auf das Gleiche hinaus: Dritte bürgen für Ihre Integrität und Ihre persönlichen Stärken. 

Gegenüber der Referenzschreiben gibt es noch die Bezeichnung "Empfehlungsschreiben". Dieses ist im Gegensatz zum Referenzschreiben eigentlich nichts anderes: eine Person stellt eine Beurteilung über eine andere aus und bürgt für Ihre Integrität und ihre persönlichen Stärken.

Empfehlungsschreiben machen in folgenden Fällen Sinn: 

• Studenten, die nach Bachelor noch einen Master-Abschluss anstreben können von ehemaligen Dozenten oder Professoren eine Empfehlung ausgestellt bekommen.
   
• Berufseinsteiger mit wenigen bis keinen Arbeitszeugnissen können sich von ehemaligen Vorgesetzten Empfehlungsschreiben ausstellen lassen, um ihren bisherigen Berufsweg aufzuwerten und ihm mehr Aussagekraft zu verleihen.
   
• Freiberufler oder Selbstständige, die beispielsweise als Berater in einem Unternehmen eingesetzt wurden, können von diesem Kunden ein Empfehlungsschreiben erhalten. 

Der Hauptunterschied zwischen einem Referenz- und Empfehlungsschreiben ist:

Referenzschreiben werden eher allgemein formuliert. Empfehlungsschreiben dagegen sind an einen konkreten Empfänger gerichtet. Ansonsten aber ist der Aufbau bei beiden Schreiben relativ identisch.

Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis wird eine Referenz nicht von Personalentscheidern ausgestellt.

Referenzschreiben werden i.d.R. von Personen verfasst, die in der Hierarchieebene über dem Adressaten stehen und über einen längeren Zeitraum möglichst eng mit diesem zusammengearbeitet haben. 

Ungeeignet als Referenzgeber sind somit Freunde, Bekannte und Verwandte. Der Kollege vom Schreibtisch gegenüber und der Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung fallen damit ebenfalls durchs Raster.

Gute Referenzen sind demzufolge:

• Vorgesetzte (je höher in der Hierarchie, desto besser)
• Kunden oder Auftraggeber bei einer Selbstständigkeit (je umfangreicher das Projekt und je länger die Zusammenarbeit, desto besser)
• Professoren, Dozenten und Mentore
• Bevollmächtigte aus einer ehrenamtlichen Tätigkeit

Referenzschreiben müssen keinen formalen Kriterien entsprechen und werden frei nach dem eigenen Sinn des Verfassers ausgestellt. So lassen diese manchmal durch das Aufführen derer persönlichen Eindrücke mehr in die Tiefe und in das Detail blicken.

Die Referenzgeber bürgen mit ihrem Namen für die Integrität und persönlichen Stärken des Adressaten. Deshalb sollten folgende Punkte beachtet werden: 

• Briefkopf mit Namen und Kontaktadresse samt Nennung des Unternehmens des Referenzgebers.
  
  
• Angabe des Ausstellungsdatums.
  
  
• Es sollte die Angaben enthalten, in welchem Zeitraum Referenzgeber und Adressat in welchem Bereich und in jeweils welcher Position zusammengearbeitet haben.
  
  
• Es enthält folgende Angaben:
  Zu den Tätigkeitsfeldern.
  Zu den fachlichen und persönlichen Qualitäten.
  Zur Arbeitsweise.
  Zum Verhalten in Einzel- und Gruppenarbeit.
  Zu eventuellen Erfolgen.
  
  
• Das Referenzschreiben ist möglichst individuell und in der Ich-Form geschrieben.
  
  
• Am Ende sollte eine Gesamtwürdigung der Person stehen sowie eine Weiterempfehlung.
  
  
• Der Referenzgeber erklärt sich zudem bereit, für Rückfragen gerne zur Verfügung zu stehen samt der Angabe seiner Kontaktdaten (E-Mail
 Tel.-Nr. mit Durchwahl).
  
  
• Unterschrift und Position des Referenzgebers.

Wichtig ist, dass sich der Referenzgeber in seinem Schreiben ausschließlich positiv äußert, auch bei einer möglichen Nachfrage durch den Personalentscheider.

Keine Referenz ist im Zweifelsfall besser als eine zurückhaltende oder nichtssagende.    

In der Bewerbungsmappe werden die Referenzschreiben hinter dem Zeugnis des höchsten Schulabschlusses (Hauptschulabschluss, Mittlere Reife, Fachhochschulabschluss, Abitur o. ä.) aufgeführt.

Manche Referenzgeber möchten keine Schreiben ausstellen, sind aber bereit, auf Anfrage telefonisch oder per E-Mail Auskunft zu geben. In diesem Fall können die Kontaktdaten auf der letzten Seite des Lebenslaufs in einer eigenen Rubrik aufgeführt werden, damit die Personalentscheider diese Referenzgeber dann kontaktieren können: 

(Titel) Vorname Name


Position


Unternehmen

E-Mail


Tel.-Nr. mit Durchwahl

Zu viele Referenzen sollten die Bewerbungsunterlagen jedoch nicht enthalten. Die Auswahl kann sonst beliebig wirken und der Bewerber den Eindruck erwecken, er habe Fürsprache nötig.

Bei der Aufführung von Referenzgebern sollten Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen im Vorfeld deren Einverständnis einholen.

Sie möchten das Verfassen eines aussagekräftigen Referenz- oder Empfehlungsschreibens selbst in die Hand nehmen, um es Ihrem Vorgesetzten zur Unterschrift vorzulegen doch finden nicht die richtigen Worte?

Gerne stehen wir Ihnen hier zur Seite: